Die 72 Stunden Woche

27.9.2013 | by calmodo

 

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Die 72 Stunden Woche

Ein Smartphone wird von vielen mit ständiger Erreichbarkeit verbunden. Eine Studie aus dem Jahr 2012 beschäftigt sich mit den Auswirkungen dieses Trends.

In der Studie wurde bei 483 Personen (GeschäftsführerInnen, ManagerInnen und Fachkräften) der Umgang mit dem Smartphone untersucht.

Wenig überraschend ist, dass ziemlich viele Personen (gesamt 78%) ein Smartphone nutzen. Von diesen sind mehr als die Hälfte fünf Tage die Woche rund 13,5 Stunden erreichbar bzw. online, also rund 72 Stunden pro Woche. Das ist recht viel Zeit.

Was aber überrascht: Ein Großteil der Befragten gab an, dass sie das Smartphone als Bereicherung und als effizienzsteigerndes Werkzeug sehen. Vor allem die Möglichkeit, E-Mails unterwegs zu lesen, wurde als wichtig eingestuft. 43% nutzen das Smartphone auch am Wochenende, um E-Mails zu lesen. Das Smartphone wird von der Mehrheit als positive „Flexibilisierung“ der Arbeitszeiten gesehen.

 

Warum hören wir aber so oft Personen in unserem Umkreis über die ständige Erreichbarkeit oder das E-Mail-Lesen in der Freizeit jammern? Was verursacht denn nun tatsächlich das unangenehme Gefühl?

Von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Studie wurde nicht die Technologie oder die Erreichbarkeit als einschränkend empfunden, sondern schlechte Prozesse im Unternehmen: Die neue Technologie wird laut ihrer Einschätzung zu oft verwendet um eine nicht funktionierende Unternehmenskultur, aufgeschobene Entscheidungen oder eben unausgegorene Prozesse zu „verstecken“. 

  • E-Mails werden (zur Absicherung) an möglichst viele EmpfängerInnen geschickt.
  • Entscheidungen werden zu lang hinaus geschoben, weil man sowieso alle auch spätabends oder in der Freizeit erreichen kann.
  • Informationen werden erst zum letztmöglichen Zeitpunkt veröffentlicht, da man davon ausgeht, dass alle Beteiligten jederzeit ihr Smartphone zur Hand haben.
  • Es wird davon ausgegangen, dass sobald die Information die EmpfängerInnen erreicht, diese auch bearbeitet wird. Oder für die Bearbeitung ist oft gar keine Zeit mehr eingeplant. Denn da kommt bereits die nächste Information.

Störend ist also, wenn das Smartphone und die Erreichbarkeit missbraucht werden, um Mängel in der Organisation und Kommunikation auszugleichen. Denn da man alle Beteiligten rund um die Uhr erreichen kann, muss nichts mehr geplant werden. Und wenn dies von Personen beanstandet wird, dann werden diese als unflexibel oder unmodern dargestellt.

Und da liegt auch das Problem. Kaum jemand stört es, wenn ausnahmsweise die Präsentation am Vorabend umgestellt wird, weil eine Kollegin oder ein Kollege eine zündende Idee hat. Die meisten unterstützen gern die Kollegin oder den Kollegen aus dem Urlaub mit einem kurzen Telefonat bei einem Problem, mit dem sie oder er sonst einen halben Tag beschäftigt wäre. Viele erhalten auch gern gebündelte Informationen aus anderen Abteilungen.

Aber die Erreichbarkeit wird als störend empfunden, wenn grundsätzlich Präsentationen am Vorabend oder am Wochenende fertig gestellt werden müssen, weil zu wenig Zeit eingeplant wurde. Oder dass generell im Urlaub angerufen wird, weil das leichter ist, als selbst mitzudenken. Oder dass man mit Informationen überschüttet wird, nur weil zur Sicherheit alles an alle geschickt wird.

Die Sündenböcke sind also nicht die Erreichbarkeit oder die Technologie. In Wahrheit liegt es an Zeitfressern, angst- oder verschuldensbasierter Unternehmenskultur und mangelnder Wertschätzung.

Wenn diese vermieden werden, dann haben die meisten auch mit der ständigen Erreichbarkeit kein Problem.

 

August Höglinger1: Störungen und Unterbrechungen

3.9.2013 | by calmodo

 

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August Höglinger1: Störungen und Unterbrechungen

Buchempfehlung: Zeit haben heißt NEIN sagen. Ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation. Von August Höglinger.

In kompakten und übersichtlich dargestellten Wochenkapiteln – also 52 Kapitel auf das Jahr verteilt – stellt August Höglinger in seinem Buch die Geheimnisse der Selbstorganisation dar. Und trifft dabei nur allzu oft ins Schwarze – denn beim Lesen ertappt man sich immer wieder dabei, dass man genau jene Fehler begeht, vor denen August Höglinger warnt.


Nicht alle Störungen können vermieden werden. Dennoch sollte man sich der Tatsache bewusst sein, dass jede Störung, jede Unterbrechung der aktuellen Tätigkeit ein Herausreißen aus dieser Tätigkeit bedeutet. Und ist man einmal draußen, dann braucht es etwas Zeit, um wieder in das Thema hineinzufinden. Jede Unterbrechung vermindert damit die Arbeitsleistung und die Effizienz. Und: Laut Höglinger treten diese Störungen genau dann auf, wenn man am leistungsfähigsten ist – und zwar deshalb, weil es die anderen dann in der Regel auch sind.

Höglinger nennt ein paar Tipps, wie man sich die Zeit für ungestörtes Arbeiten verschaffen kann:

  • Die wichtigsten Aufgaben dann abarbeiten, wenn andere erfahrungsgemäß am wenigsten stören.
     
  • Zeiten festlegen, in denen man nicht gestört werden möchte.
     
  • Zeiten der eigenen Erreichbarkeit minimieren. Man muss nicht rund um die Uhr für alle erreichbar sein.
     
  • Störungen von außen bewusst reduzieren. Beispielsweise Benachrichtigungen am Handy oder PC gesammelt zu bestimmten Zeiten lesen und beantworten, Anfragen von Kolleginnen und Kollegen sammeln und an einem Termin gemeinsam abarbeiten.
     
  • Eigene Ablenkung durch spontane Ideen oder Gedanken vermeiden. Dabei hilft ein Noitzblock, auf dem man sich schnell nebenbei Notizen machen kann und die notierten Themen einfach zu einem späteren Zeitpunkt verfolgt.

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1 Höglinger, August (2000): Zeit haben heißt nein sagen: ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation. 3. Auflage, Verlag A. Höglinger, Linz.

 

 

 

Von der Raupe zum Schmetterling.

21.8.2013 | by calmodo

 

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Von der Raupe zum Schmetterling - Veränderungen optimal meistern!

Was eine Raupe kann, das können wir auch. Es gibt oft schwierige Situationen im Leben, die dem Raupendasein ähneln. Dabei muss man viele Entbehrungen hinnehmen und auch Geduld beweisen. Doch eines Tages macht sich die Ausdauer bezahlt, wir werden zum Schmetterling und all die Anstrengungen werden belohnt. So etwa nach einem anstrengenden Studium oder einer Weiterbildung – irgendwann hat man es geschafft und kann die Früchte der harten Arbeit ernten.


Jedes Mal, wenn man eine neue Lebensphase startet, sollte man sich diese Schmetterlingstechnik, also die Verwandlung von der Raupe zum Schmetterling, vor Augen führen und sich auf die Veränderung nach den folgenden Regeln mental vorbereiten:1

 

  1. Aktiv statt passiv.
    Das Motto lautet: Agieren statt reagieren. Das heißt: Man soll seine Ziele aktiv formulieren und nicht passiv.
    Nicht: „Ich möchte zum Leiter befördert werden.“ Sondern: „Ich möchte die Abteilung leiten.“
     
  2. Selbst Regie führen.
    Vom Schauspieler zum Regisseur des eigenen Lebens werden – das heißt, das Leben aktiv nach den eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen gestalten.
     
  3. Die eigenen Flügel spüren.
    In allen Menschen stecken ungeahnte Fähigkeiten und Kräfte – die Schmetterlingsflügel sind Ausdruck dafür. Diese inneren Fähigkeiten muss man sich bewusst machen und die eigenen Ziele aktiv danach formulieren.
     
  4. Die Partnerin / den Partner miteinbeziehen.
    Wenn man sich verändern möchte, dann ist es wichtig von Anbeginn die Partnerin / den Partner einzubinden.
     
  5. Den Preis zahlen.
    Die Schmetterlingstechnik macht klar, dass man gewisse Mühen auf sich nehmen muss, wenn man etwas erreichen möchte. Sie macht aber auch klar, dass es sich lohnt, den Preis zu bezahlen.

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1 Vgl. Küstenmacher, Werner Tiki / Seiwert, Lothar J. (2008): Simplify your life. Einfacher und glücklicher leben. Knaur Taschenbuch Verlag, München, S. 417 ff.

 

 

 

Zeitmanagement à la 60-40!

13.8.2013 | by calmodo

 

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Was benötigt heute kein Management mehr?

Vom Patientenmanagement und Qualitätsmanagement, über das Prozessmanagement bis hin zum … ja … Zeitmanagement. Aber haben wir das nicht schon immer gemacht – unsere Zeit eingeteilt, geplant, organisiert?
Natürlich! Die Kommunikationsmittel dazu haben sich lediglich geändert. Und mit ihnen die Einstellung zum Thema Zeit.


Sollte mit Smartphone, Tablet-PC und Navigationsgerät nicht alles einfacher und damit schneller funktionieren?

Eigentlich schon! Interessanterweise haben wir aber gerade jetzt – in dieser so durch und durch digitalisierten Zeit, in der uns immer bessere und schnellere Hilfsmittel immer mehr abnehmen, immer mehr das Gefühl, keine Zeit zu haben. Noch nie waren wir so gestresst und hatten so wenig Zeit wie jetzt. Woran liegt das?


Vielleicht daran, dass viele Menschen in der Tat ihre Zeit nicht mehr managen können, weil die Anforderungen viel komplexer geworden sind.


Da drängt sich eine Aussage von Küstenmacher und Seiwert auf: „Das Geheimnis erfolgreicher und glücklicher Menschen ist meist, dass sie sich voll und ganz auf eine Sache konzentrieren können. Auch wenn sie vielerlei im Kopf haben, sie haben eine Technik gefunden, dass sich die vielen Verpflichtungen nicht gegenseitig behindern, sondern in eine gute innere Ordnung kommen.“1


Die 60:40-Regel kann dabei eine gute Unterstützung sein.

An einem Arbeitstag sollten stets nur 60% an Zeit fix verplant werden. Denn erfahrungsgemäß kommen immer 40% ungeplante Punkte hinzu, die dann problemlos und stressfrei untergebracht werden können. „Ein Tagesplan, der 100% der Arbeitszeit abdeckt, kann unmöglich eingehalten werden.2


Nimmt man sich diese Regel zu Herzen, hat man zum einen immer einen Sicherheitspuffer eingeplant und kommt zum anderen auch dazu, Aufgaben abzuarbeiten.


Einmal ausprobieren zahlt sich jedenfalls aus …

 

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1 Küstenmacher, Werner Tiki / Seiwert, Lothar J. (2008): Simplify your life. Einfacher und glücklicher leben. Knaur Taschenbuch Verlag, München, S. 143.
2 Höglinger, August (2000): Zeit haben heißt nein sagen: ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation. 3. Auflage, Verlag A. Höglinger, Linz.

 

 

Ich habe meine E-Mails im Griff!

7.8.2013 | by calmodo

 

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Ich habe meine E-Mails im Griff – und nicht umgekehrt.

Was früher kaum möglich war, nämlich auf der einen Seite rund 100 Briefe am Tag schreiben und verschicken und auf der einen Seite genau so viele Briefe erhalten und bearbeiten, ist im E-Mail-Zeitalter ein Kinderspiel. Senden, antworten oder gar allen antworten und ganz beliebt einfach weiterleiten (schnell weg damit …) geht ganz rasch mit nur einem Mausklick. Dementsprechend hat sich auch die Erwartungshaltung geändert: „Jetzt habe ich schon vor einer Stunde eine Mail geschickt und es ist noch immer keine Antwort da.“


Um in dieser E-Mailflut das Oberwasser zu behalten, sollten Sie sich ein paar Tipps zu Herzen nehmen und einmal ausprobieren:

  1. Benachrichtigungstöne für neue E-Mails abschalten.
    Warum? Weil es permanent ablenkt und aus der Arbeit herausreißt. Bedenken Sie, wie viele E-Mails Sie am Tag bekommen. Wenn jede E-Mail ein Geräusch macht, dann kommst man aus dem „Ich schau schnell, was für eine E-Mail da gerade herein gekommen ist“ gar nicht mehr heraus.
     
  2. Machen Sie sich nicht abhängig vom dauernden Blick in den Posteingang.
    Natürlich kann immer einmal etwas Wichtiges hereinkommen. Aber deshalb braucht man nicht alle fünf Minuten die E-Mails checken. Wenn etwas wirklich dringend ist, dann ruft man schon mal an und ansonsten reicht ein regelmäßiger (je nach deiner Tätigkeit) prüfender Blick – der aber nicht gleich wieder aus der momentanen Tätigkeit herausreißen soll. Am besten Sie beenden einen Arbeitsschritt in aller Ruhe und schauen in den Posteingang, bevor Sie sich der nächsten Tätigkeit widmen. Auch ein geregelter Tages-Workflow für die Bearbeitung Ihrer E-Mails kann eine große Unterstützung sein.
     
  3. Halten Sie Ihren deinen Posteingang sauber und legen Sie erledigte Mails ab.
    Wenn Ihr Posteingang voller und voller wird, dann ist das nicht gerade beruhigend. Denn die Arbeitslast wirkt dann umso größer. Schaffen Sie sich daher Ihr eigenes elektronisches Ablagesystem, in das die erledigten E-Mails thematisch geordnet hineinkommen. Und nehmen Sie dieses Ablagesystem ernst. Das heißt, verschieben Sie die E-Mails einmal dorthin, wo sie hingehören und dann lassen Sie sie dort liegen. Sonst greifen Sie eine E-Mail immer mehrmals an und das führt dann zu keiner Zeitersparnis. Markieren Sie die im Posteingang verbleibenden wichtigen E-Mails – entweder farblich oder als ungelesene E-Mails. So sehen Sie auf einen Blick, welche E-Mails Ihnen wichtig sind und möglichst noch am selben Tag bearbeitet werden müssen. Die nicht markierten Mails können Sie vorerst einmal ignorieren.
     
  4. Die Betreffzeile ernstnehmen – sie schafft Ordnung und Übersicht.
    Benennen Sie Ihre E-Mails nach jenem Inhalt, um den es geht. Erstens weiß dann die Empfängerin / der Empfänger gleich, worum es geht und zweitens finden Sie selber zu einem späteren Zeitpunkt die E-Mail viel leichter wieder.  
     
  5. Überlegen Sie genau, an wen Sie eigentlich schreiben möchten.
    E-Mails, die an mehrere Personen direkt und an eine ebenso große Anzahl in cc gerichtet sind, stellen keine Erleichterung für den E-Mailalltag dar; denn genauso viele E-Mails kommen auch retour. Überlegen Sie daher genau, an wen Sie eigentlich wirklich schreiben wollen und wie viele Personen in cc wirklich notwendig und sinnvoll sind.
     
  6. Fassen Sie sich so knapp wie möglich aber so lang wie nötig.
    In der E-Mailkommunikation gehen sehr viele Elemente verloren, die unsere menschliche Kommunikationsweise normalerweise ganz entscheidend ausmachen. Mimik, Gestik und Körperhaltung können mit einer E-Mail nicht mit kommuniziert werden und gehen daher verloren. So entstehen oft Missverständnisse, weil die E-Mailempfängerin oder der E-Mailempfänger einen Mailinhalt nicht so verstanden hat, wie er gemeint war. Schnell ist damit eine Spannungssituation erzeugt, zu der es im face-to-face-Kontakt nicht gekommen wäre. Ein ganz wichtiger Tipp lautet daher: Nehmen Sie sich Zeit, Ihre E-Mails klar und eindeutig zu formulieren. So sparen Sie viel Zeit, die Sie sonst in die „Aufklärung“ Ihrer E-Mails hätten stecken müssen.
    Und ganz wichtig: Dazu gehört auch die Einhaltung einer gewissen Form an Höflichkeit. Eine ordentliche und vor allem Wertschätzung signalisierende Anrede muss sich zeitlich immer ausgehen.  

 

Arbeitszeit ist Lebenszeit!

1.8.2013 | by calmodo

 

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Aktiv lösen statt passiv jammern …
denn Arbeitszeit ist Lebenszeit.

Und das sollte man sich immer vor Augen halten: auch Arbeitszeit ist Lebenszeit.  
Von zu Tode betrübt bis himmelhoch jauchzend arbeiten wir uns von Montag bis Freitag durch die Woche – in dieser Gefühlsachterbahn eifrig unterstützt von den Medien, allen voran dem Radio. Dabei vergessen wir ganz darauf, dass auch diese Tage zu unserem Leben gehören und es daher verdient haben, zumindest eine Chance zu bekommen, auch gute Tage zu werden.

Wie das geht? Ganz einfach: aufhören zu jammern.


Wenn sich etwas ändern soll, dann muss man es ändern.

Wenn man nicht zufrieden ist mit seinem beruflichen Leben, mit seinem Privatleben, mit seiner Figur – was auch immer – dann muss man etwas ändern, wenn sich etwas ändern soll. Sich zurücklehnen und darauf warten, dass sich etwas ändert, bringt nichts. Immer nur zu jammern und auf bessere Zeiten zu hoffen, lässt vielleicht die Zeit vergehen, bringt aber keine Veränderung und damit auch keine Lösung für die eigene Unzufriedenheit.

Durch das ewige Jammern wird man in einen Jammer-Sog getrieben, der uns immer weiter nach unten zieht. Wir geben allem und jedem und vor allem dem System die Schuld für unsere Unzufriedenheit. Dass wir aber selbst mehr ungeahnte Kraft haben, Dinge zu verändern und zu bewegen, das merken wir nicht.

Natürlich hat man nicht immer die Möglichkeit zur beruflichen Veränderung. Oft ist man auf seinen Job angewiesen und kann nicht einfach alles hinschmeißen. Was man aber immer ändern kann, ist die Einstellung zu den Dingen. Das sagt sich leichter als es ist, ist aber dennoch eine Option, die uns niemand nehmen kann.

Wir haben unsere innere Haltung in der Hand und sollten diese Möglichkeit als Geschenk sehen. Nicht überall können sich Menschen über so wertvolle Freiheiten wie Willensfreiheit oder Gedankenfreiheit freuen. Hat man diese Möglichkeit jedoch, dann sollte man sich ihrer bewusst werden und sie nutzen. Denn mit unseren Gedanken haben wir mehr Macht in der Hand als wir glauben.

 

 

Zettelwirtschaft ade!

29.7.2013 | by calmodo

 
© patpitchaya / fotolia.com

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Auf vielen Büroschreibtischen bietet sich uns ein vertrautes Bild: Zettelberge über Zettelbergen, Post-Its, die den Bildschirm verkleben, übergehende Ablagefächer – schlicht: ein pures Schreibtisch-Chaos. Und die Besitzer solcher Arbeitsplätze behaupten stets, sich auszukennen oder dass es sich ja um ein organisiertes Chaos handle. Dass dem aber ganz oft nicht so ist, wissen wir alle aus eigener Erfahrung.


Das Motto sollte lauten „Den Schreibtisch frei machen“ und damit den Kopf frei machen für die wirklich wichtigen Dinge.

Wie das geht? Mit Hilfe von ein paar wichtigen Erkenntnissen und Tipps für eine gute Schreibtischorganisation1:

 

  1. Vertrauen Sie sich selbst!
    So leicht vergisst man nicht auf wichtige Dinge!


    Oft bleiben Notizen, Unterlagen, ausgedruckte Mails und dergleichen auf dem Schreibtisch liegen, weil man Angst hat, auf deren Abarbeitung zu vergessen. Diese Angst blockiert unser Denken! Vertrauen Sie sich selbst! Wenn Sie derartige Papiere in einer Ablage verstauen, die Sie im Geiste als Ablage der offenen Punkte betiteln, dann vergessen Sie auch nicht darauf. Probieren Sie es aus und bemerken, dass Sie in Ihrer Denkfähigkeit, Konzentration und Kreativität automatisch viel freier sind und Ihnen damit auch die Arbeit leichter von der Hand geht.

     
  2. Man kann nicht alles auf einmal machen.

    „Die ständige Last von Arbeit vor Augen stellt eine psychologische Belastung dar.“2  Sie können immer nur einen Arbeitsschritt nach dem anderen machen. Das ist einfach so und das müssen Sie sich auch vor Augen halten – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Halten Sie sich nur die eine gerade zu erledigende Tätigkeiten vor Augen und räumen alles andere in das Ablagefach der offenen und als nächstes zu erledigenden Punkte. So vergessen Sie auf nichts und haben gleichzeitig den Kopf frei für die momentane Tätigkeit.

     

  3. Ein leerer Schreibtisch lässt die Arbeitsmasse kleiner erscheinen
    und hält den Kopf frei für die Erledigung der unmittelbar anstehenden Tätigkeiten.


    Sie können sich Ihren Arbeitsplatz so gestalten, dass Sie nicht mehr das Gefühl haben, in der Arbeitsflut zu versinken. In Ihrem unmittelbaren Arbeitsradius, also jenem Bereich, den Sie mit einem Griff erreichen kannst, sollten nur Unterlagen für die unmittelbar zu erledigenden Tätigkeit liegen. In einem etwas erweiterten Bereich sollten sich Hilfsmittel wie Telefon, Klammermaschine, Kugelschreiber etc. befinden. In einem nochmals erweiterten Bereich könne Sie die Ablagefächer aufbauen. Dinge, die Sie nur ganz selten zum Nachschlagen oder dergleichen benötigen, haben auf dem Schreibtisch gar nichts verloren. Die gehören verstaut.

     
  4. Ein übersichtliches Ablagesystem entlastet das Gehirn.

    Oft finden sich auf den Schreibtischen Unterlagen, die für die momentane Tätigkeit gar nicht benötigt werden. Oder aber, die einmal benötigt wurden und nun längst schon abgelegt werden sollten. Derartige Unterlagen blockieren uns in unserem Denken und in unserer Konzentration auf die aktuelle Tätigkeit. Der schlichte Tipp in diesem Fall lautet: Weg damit – und zwar in eine entsprechende Ablage. Nehmen Sie sich die Zeit, derartige Unterlagen entsprechend abzulegen. Ihr Arbeitsplatz schaut unmittelbar aufgeräumter und leerer aus und Sie gewinnen ein Gefühl der Kontrolle über Ihre ToDos zurück.

     
  5. Geordnete Notizen statt loser Zettelei.

    Egal wie, aber bringen Sie Ordnung in Ihre Notizen – mit einem eigenen Ordner, einem Notizbuch, einer Mappe, einem Block oder dergleichen. So können Sie alle schnellen Ideen und nicht mehr vergessen – und Sie finden Ihre Notizen immer wieder, weil sie alle geordnet an einem Platz sind. Und: Sie setzen dem ungeordneten Umherfliegen von unterschiedlich großen, unterschiedlich färbigen, an den unterschiedlichsten Stellen auffindbaren Zetteln ein für allemal ein Ende.

     
  6. Aufräumen vor dem Nachhausegehen.

    Nehmen Sie sich die Zeit, den Arbeitsplatz vor dem Nachhausegehen nochmals aufzuräumen. Verstauen Sie Unterlagen wieder an den für sie vorgesehenen Plätzen (Ablagen, Mappen, Regale etc.). Durch das Auf- und Wegräumen entsteht das Gefühl, mit der Arbeit fertig zu sein und am nächsten Morgen wartet statt des Chaos des Vortages ein einladend leerer Arbeitesplatz. Das motiviert für den neuen Arbeitstag und Sie können sich mit frischer Energie an die Arbeit machen.

Probieren Sie die Tipps aus und lassen Sie uns wissen, ob sie geholfen haben und ob Sie vielleicht noch einen weiteren guten Hinweis für einen organisierten Arbeitsplatz und damit eine gesteigerte Arbeitskreativität haben.

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1 In Anlehnung: Höglinger, August (2000): Zeit haben heißt nein sagen: ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation. 3. Auflage, Verlag A. Höglinger, Linz
2 Höglinger 2000, S. 9.